Làm thế nào lâu Nhà tuyển dụng Cần phải Giữ hồ sơ biên chế?

Theo luật liên bang của U., người sử dụng lao động phải giữ hồ sơ biên chế của nhân viên hoặc cựu nhân viên của họ trong một thời gian nhất định. Tuy nhiên, khoảng thời gian khác nhau tùy theo đạo luật mà bạn tham khảo, điều đó có thể làm cho biết bao lâu để giữ hồ sơ nhân viên gây nhầm lẫn. Bằng cách lưu ý đến các giới hạn thời gian theo yêu cầu của mỗi đạo luật cũng như hồ sơ liên quan đến biên chế mà bạn muốn giữ lại và tại sao, bạn có thể dễ dàng phát triển một hệ thống lưu giữ hồ sơ lương theo luật pháp.

ADEA không yêu cầu chủ lao động giữ hồ sơ biên chế dưới bất kỳ hình thức cụ thể nào, miễn là hồ sơ có sẵn khi EEOC yêu cầu họ, theo EEOC. Theo Bộ lao động Hoa Kỳ, FLSA không đòi hỏi đồng hồ thời gian phải được sử dụng để theo dõi giờ làm việc của nhân viên. FLSA cũng không đòi hỏi hồ sơ phải được giữ ở một định dạng cụ thể. Tuy nhiên, theo Bộ lao động Hoa Kỳ, không nên sử dụng vi phim hay băng đục lỗ trừ khi chủ lao động cũng có thiết bị để làm cho những định dạng này dễ đọc được.Theo Phòng Lao động Hoa Kỳ, mục đích duy trì hồ sơ biên chế của nhân viên theo Đạo luật Tiêu chuẩn Lao động Công bằng là bảo vệ quyền của người lao động trong việc trả công bằng, theo luật lao động Hoa Kỳ, bao gồm quyền được hưởng lương tối thiểu và trả lương làm thêm giờ. Hồ sơ cũng có thể được sử dụng để đảm bảo một chủ nhân không sử dụng trẻ em quá trẻ để làm việc hợp pháp và không sử dụng trẻ em có thể làm việc hợp pháp cho một số giờ bất hợp pháp. Theo EEOC, việc duy trì hồ sơ theo Đạo luật về Phân biệt tuổi tác trong Tuyển dụng nhằm đảm bảo một nhân viên phát hiện ra rằng cô ấy đã bị phân biệt đối xử vì tuổi tác của anh ta có thể tìm thấy thông tin cần thiết để chứng minh hoặc bác bỏ cáo buộc của cô ấy.

Những cân nhắc

Theo FLSA và ADEA, hồ sơ biên chế thường được lưu giữ trong ba năm sau ngày chấm dứt của nhân viên, theo EEOC. ADEA, FLSA và các đạo luật khác có thể yêu cầu người sử dụng lao động giữ các phần khác nhau của hồ sơ của nhân viên với những khoảng thời gian khác nhau. Ví dụ, trong khi ADEA yêu cầu hồ sơ biên chế được lưu giữ trong ba năm, nó đòi hỏi thông tin cơ bản về nhân viên được giữ chỉ một năm, theo EEOC. Để đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn đáp ứng tất cả các yêu cầu lưu giữ hồ sơ lưu trữ, hãy hỏi luật sư luật sư về luật lao động.